ここでは、デザインをできるだけ明確かつ効果的に伝えるためのベストプラクティスをいくつか紹介します。
デザインコンセプトを提示することは、しばしばコンセプトそのものと同じくらい重要です。自分のアイデアを明確に伝えることができなければ、プロジェクトは前進しないかもしれません。ステークホルダーの納得を得て、アイデアを実現するために、効果的なプレゼンテーションを行うことが重要です。
1）聴衆を知る
デザインは、チームメンバー、ステークホルダー、ユーザーとの間で繰り返し行われるものであり、コミュニケーションとコラボレーションはこのプロセスで不可欠な要素です。
デザインチームやプロダクトチームとのコミュニケーションも重要ですが、デザイナーではない人たちにコンセプトを伝えることも重要です。聴衆を理解することは、効果的なプレゼンテーションを行うための第一歩であり、ステークホルダーからの賛同を得る可能性を高めることにつながります。
効果的なプレゼンテーションを行うには、聴衆がどこにいても対応できるようにする必要があります。成功のために、いくつかの質問を考えてみましょう。
- プレゼンの対象は誰なのか？
- その人たちはデザインに詳しいなのか？
- このプロジェクトについて、どの程度知っているのか？
- 彼らはこのプレゼンテーションから何を得ようとしているのか？
- プロジェクトに何を期待しているのか？
プロジェクトはそれぞれ異なるので、それぞれのプロジェクトのゴールとビジネス目標に従って、デザインの決定を正当化するのが私たちの責任です。
効果的なプレゼンテーションを行うには、聴衆のことを知り、彼らの言葉を理解する必要があります。そのためには、専門用語を使わず、客観的なデータを図や表を使って視覚的にわかりやすく表現し、デザインコンセプトとビジネス目標を結びつける必要があります。
2）シンプルで視覚的に魅力的なプレゼンテーションの構成
ステークホルダーに印象を与えるために、多くの時間を割くことはできません。実際、聴衆はそれぞれ異なる優先順位、要件、他の部門やチームに関するいくつかの考慮事項を持っている可能性が高いです。
このため、プロジェクトの背景、目標、決定を、構造的かつ視覚的な方法ですばやく要約することが重要なのです。
ここでは、プレゼンテーションを構成する際に考慮すべき点をいくつか紹介します。
- エグゼクティブサマリーを含める - 短く、専門的すぎず、曖昧すぎず、プロジェクトの文脈、課題、目標について十分な情報を含める。
- 論理的にプレゼンテーションを構成する - このセッションで何を扱うのか、全体的な目標は何かを明確にする。
- テキストの大きな塊は避ける - シンプルにし、ビジュアルを加え、いくつかのスライドに分割することで内容を消化しやすくする。
- フィードバックや質問、次のステップを決めて終了する。
3）フィードバックの収集
プロジェクトを前進させる効果的なフィードバックを得るには、このプロセスを通じて聴衆を誘導する必要があります。そのためには、プロジェクトの目標に沿った適切な質問をすることが必要です。また、提案、批判、肯定的な意見など、受け取ったフィードバックを記録しておくことも必要です。
多くのデザインコンセプトが失敗するのは、十分な文脈が与えられていないだけでなく、フィードバックがプロジェクトの目標に集中していないためです。
フィードバックを求める際には、次のことを考慮する必要があります。
- デザインの決定を正当化する前にフィードバックを求めないこと。それを先に行うこと。
- 例えば、"このソリューションは、エンゲージメントを高めるという私たちの目標にどのように合致していると思いますか？"など、聴衆をプロジェクトの目標に向けるような質問をする。
フィードバックを集めるのは、さまざまな方法で行うことができます。
- 同期的に、物理的または仮想的に同じ空間にいる聴衆とプレゼンテーションへのリンクを共有することで、フィードバックを収集できます。
- 非同期で、セッションの後または前に、出席者と出席できなかった人の両方にプレゼンテーションへのリンクを共有する。 例えば、Adobe XDでは、共有機能を使用すると、デザインレビューモードで簡単にこのようなことができます。
非同期でプレゼンテーションを行う場合、プレゼンテーションのリンクを共有するだけで、それ以外のコンテキストがないということは避けてください。このような場合には、次に紹介するベストプラクティスである録音が有効です。
4) プレゼンテーションを録画する
視覚的に魅力的なプレゼンテーションと、出席できなかった人のために必要な情報をすべて含む独立したドキュメントを提供することのバランスをとることは、難しいことです。
スライドに情報を盛り込みすぎると、聴衆を飽きさせたり、長いパラグラフを説明なしに読み終えてしまったりする危険性があります。一方、情報が足りないと、セッションに参加せずにスライドのコピーを受け取った人は、デザインの背後にある理由を理解できません。
解決策は？両方やることです。
魅力的なプレゼンテーションを記録することで、次のことが可能になります。
- 同期的にミーティングができない場合でも、デザインコンセプトを発表できる。
- そのセッションに参加できなかったステークホルダーに、あなたの決断を明確に伝えることができる。
- 出席者を含む全員が、発表した情報を確認し、振り返ることができる。
5）魅力的でインタラクティブなプレゼンテーションにする
私たちがデザインに一生懸命になるのは当然です。自分たちが感情移入している作品を発表するのは、とてもエキサイティングなことです。ビデオ通話でグループとライブでプレゼンしているとき、ステージで、あるいは会議室で大勢の人を前にしているとき、私たちは自分が注目の的であることを感じ、エネルギーが最高潮に達します。
しかし一方で、長い一日の仕事の後に、長いToDoリストが待っているプレゼンテーションを座って見るのは、それほどエキサイティングなことではないかもしれません。聴衆は、電子メールを追って、数分後にプレゼンテーションの半分を聞き逃したことに気づくかもしれません。
聴衆を引き付け、彼らの注意を完全に引きつけることが重要です。前にも述べたように、もし利害関係者があなたのデザイン決定の背後にある理由を明確に理解していなければ、彼らは意味のあるフィードバックを与えることができないでしょう。もし、利害関係者が気を取られ、関心を持たず、聞く耳を持っていなければ、まさにこのようなことが起こります。
聴衆の注目を集めるためには、プレゼンテーションをできるだけ魅力的でインタラクティブなものにする必要があります。ここでは、これを行うためのいくつかの方法です。
- アニメーションやモーションを追加する：アニメーションは、単にスライドを派手にするためだけではありません。彼らは注意を向けることができ、特定の概念を説明し、あなたのコンテンツを徐々に導入することにより、認知負荷を軽減することができます。
- インタラクティブにする：インタラクティブなプレゼンテーションは、誰もが参加し、その一部を感じることができるものです。これは、プロンプト、質問、そして適切な場合にはアイスブレーカーを使うことで実現できます。
6）ストーリーテリングで実用例やシナリオを見せる
あなたのデザインコンセプトは素晴らしく見えるかもしれません。しかし、どのように機能するのでしょうか？もっといい方法があります。ユーザーにとってどうなのか？そして、ステークホルダーには何があるのでしょうか？
ストーリーテリングは、エンドユーザーへの共感を促し、誰にとっても適切な解決策を見出すことに関心を抱いてもらうために、聴衆を惹きつける大きな要素です。ここでは、プレゼンテーションでストーリーを語る際に考慮すべきポイントをいくつか紹介します。
- ストーリーの主人公は誰か？ - デザイナーである私たちは、素晴らしいコンセプトを思いついたかもしれませんが、主人公は私たちではありません。私たちは、主人公が最終的な目標を達成するのを助けるガイドに過ぎないのです。プロジェクトやアプローチによっては、主人公はエンドユーザーであり、場合によってはクライアントであるかもしれません。
- このソリューションは、主人公の目標達成をどのように支援するのか？彼らにとってはどうなのか？
- 主人公が目的を達成したとき、それはどのように見えるのか？ユーザーの視点からストーリーを語るのであれば、シナリオや事例を自由に使ってください。
デザインのアイデアを伝えることは必須スキル
コミュニケーション能力が雇用主が求めるソフトスキルの上位にあることは今に始まったことではありませんし、それには理由があります。自分のデザインアイデアを伝えることは、デザインそのものと同じくらい重要なことです。
自分の意思決定の理由を説明し、目の前にいる聴衆のビジネス目標や優先順位と結びつけることができなければ、素晴らしいデザインアイデアが実現されることはないかもしれません。
デザインのアイデアをプレゼンテーションする場合、現在では、対面、遠隔、非同期、同期などさまざまな状況に合わせて、さまざまなツールや機能を利用することができます。ほとんどの場合、ソリューションそのものをデザインするときと同じように、プレゼンテーションにも創造性と献身的な姿勢が求められます。
