【翻訳】低パフォーマンスの従業員を管理するための12の実行可能なヒント（Andrea Boatman, AIHR）

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従業員は、その責任の果たし方次第で、企業の最大の資産にも最大の負債にもなり得ります。実際、低パフォーマンスの社員は組織の業績を損なう可能性があります。従業員がパフォーマンスを低下させる原因と、パフォーマンスを低下させる従業員を管理し、生産性を向上させる方法を学びましょう。

低パフォーマンスとは何か？

職場の低パフォーマンスは、従業員の仕事の質が必要なレベルより低下した場合に起こります。このような状況の特徴や深刻さはさまざまですが、以下のような行動がしばしば低パフォーマンスを示しています：

期待される水準を満たす職務を遂行しない。
破壊的、否定的、または容認できない行動。
規則、手順、または方針の遵守状況の悪化。

生産性の高い従業員は、どのような組織であれ、その事業を維持するために必要です。一方、生産性の低い従業員は、以下のようないくつかの点で、会社に好ましくない影響を及ぼす可能性があります：

生産性の低下 - パフォーマンスの低い従業員は、そのポジションが要求するアウトプットを提供しません。仕事が遅れたり、完了しなかったりする可能性があり、他のチームメンバーが遅れを取り戻さなければならなくなります。
仕事の質の低下 - 自分の仕事を劣悪なレベルでこなす従業員は、質の高い結果を生み出さないため、顧客や他の人々が会社に対して悪い印象を持つようになります。
従業員間の士気や協調性の低下 - 一人の従業員のパフォーマンスが低いと、チームワークを損なう憤りやフラストレーションが生じます。

どの雇用主も業績が変動する時期には必ず遭遇しますが、真の低パフォーマンスは真剣に受け止める必要があります。リーダーは、苦しんでいる従業員を見抜き、根本的な原因に対処しなければなりません。

従業員がパフォーマンスを低下させる原因は何か？

従業員がパフォーマンスを低下させる原因はたくさんあります。そのいくつかを見てみましょう。

スキルの欠如 - 従業員が十分な能力を持たず、自信の持てない職務に就かされました。また、技術的な能力はあっても、時間管理がうまくできない場合もあります。
漠然とした期待 - 職務基準や組織目標が曖昧だと、従業員は自分に何が期待されているのか正確に把握できません。
仕事に対する不満 - 仕事が予想と違うため、失望を感じ、努力する意欲がわかない。
企業文化が合わない - 自分の仕事のスタイルや価値観と合わないため、特定の企業文化やチームにつながりを感じられないことがあります。
ストレスの多い職場環境 - 高圧的な雰囲気や同僚との性格の不一致は、仕事に関連したストレスを引き起こし、パフォーマンスに影響を与える可能性があります。
トレーニングや能力開発の機会が不十分 - 新しいスキルを学べないまま、業績が伸び悩む従業員もいます。また、能力開発やキャリアアップの道筋が見えないと、モチベーションが低下することもあります。
変化に乏しい - 毎日同じような仕事をしていると、平凡な仕事になってしまい、社員は仕事への興味を失い、うまくやろうという意欲もなくなってしまいます。
オンボーディングが不十分 - 適切なオンボーディングを行うことで、従業員は順応し、興味を持つようになります。これが行われないと、従業員は自分の役割に準備不足になる可能性があります。
個人的な問題 - 従業員の私生活における困難な状況は、業務に集中する能力に影響を与える可能性があります。

低パフォーマンスの従業員を管理するには

低パフォーマンスは、あらゆるレベルの従業員に共通する苦境であり、それぞれの事例には固有の側面があります。このような状況に一貫したアプローチで対処する方法を知ることで、チームの生産性が阻害されるのを防ぐことができます。

以下のステップを踏むことで、職場の低パフォーマンスに対処することができます：

1. 問題があることを認識する

パフォーマンスの問題を示している可能性のある状況や行動を察知します。フラストレーションや無気力は、しばしば低パフォーマンスと重なり、特定の行動に現れます。低パフォーマンスの兆候には、以下のようなものがあります：

業務や責任からの切り離し
仕事のアウトプットや質の低下
度重なる遅刻や欠勤
落胆した態度やプロ意識に欠ける行動
同僚との交流の減少

従業員のパフォーマンス低下に気づいたら、すぐに行動を起こす必要があります。まずは、あなたが観察した問題行動を含め、従業員の仕事がどのようにうまくいかず、期待に応えられていないのか、具体的な例を文書化することから始めましょう。そして、その従業員に接触し、1対1の個人面談を予定して、状況に対処し、その従業員の考え方を理解するのです。

2. ミーティングを実施し、従業員がパフォーマンスを低下させる原因を特定するために質問する

従業員の努力が足りない根本的な原因をすでに知っていると思い込むのは間違いかもしれません。実際の原因を探るには、面談のトーンを適切に設定し、適切な質問をしなければなりません。

1対1の面談は、邪魔が入ったり気が散ったりしない場所で、あなたの耳に入らないように行う必要があります。非難するような姿勢を取らずに、従業員の低パフォーマンスの具体例と、それが他のチームや会社にどのような影響を及ぼしているかを説明することからミーティングを始める。

その上で、従業員側の何が低パフォーマンスの原因となっているのか、またマネージャーとして、あるいは会社として、その状況にどのように関与しているのかを明らかにします。

以下は、従業員の状況認識を知るための質問例です：

仕事のどの部分が一番楽しく、やりがいを感じますか？
仕事で不満に思うことは何ですか？適性がないと感じる分野はありますか？
自分の役割で強みを発揮できていると感じているか？自分にとって学習曲線が険しいと感じる分野はどこですか？
現在の仕事量をどの程度こなしていますか？
自分のパフォーマンスを向上させられそうな分野はありますか？
自分の仕事が他人や組織にどのような利益をもたらしているかわかりますか？
あなたの仕事に影響を与えている可能性のある外的要因はありますか？
会社での将来について楽観的だと感じますか？
他に何か伝えたいことはありますか？

これらの質問例は、職場環境がパフォーマンスにどのような影響を与えているかについて、従業員から意見を引き出すものです：

やるべきことや品質レベルに対する期待は、あなたにとって十分に明確になっていますか？
非現実的な期待によって、失敗するように仕向けられていると感じたことはありますか？
仕事をうまくこなすために必要なツールやリソースは利用できるか？
自分の仕事を遂行するために必要な時間は確保されているか？
自分の仕事が会社にどのような付加価値を与え、それによって誰が利益を得るかを理解しているか？
私のコミュニケーション／マネジメントスタイルは、あなたにどのように伝わっていますか？ベストを尽くそうという気にさせられるか？

従業員の返答に注意深く耳を傾け、フォローアップの質問をすることで、従業員への理解を深め、従業員の言い分に興味を持っていることを示す。

3. 仕事への期待を再確認する

従業員に期待すること、改善が必要な分野を理解させます。関連するすべての仕事と、従業員がそれを果たすべき水準について指導します。目標が何であり、従業員がどのようにそれを達成できなかったかを文書化し、誤解の余地がないようにします。一般的に、職務の中で達成しなければならないことを正確に規定することは、従業員が努力すべきことに集中するのに役立ちます。

具体的な期待事項を知らない新入社員が多いことに注意しましょう。これは、採用プロセスで職責が明確化されていない場合に起こり得ります。さらに、期待されることが増えるようなビジネスの変化は、組織の流れに慣れていない新入社員を混乱させる可能性があります。

4. 従業員の期待を管理する

従業員の仕事に対する希望が実現されていない場合、高いパフォーマンスを発揮できない可能性があります。報酬、キャリアアップ、雇用者の倫理観や価値観、雇用の安定などに対して特別な要求を持っているにもかかわらず、それが実現されていない可能性があります。

アンダーパフォーマーが仕事や組織に何を望んでいるのか、それが現実的かどうかを見極める必要があります。彼らが期待していることと、あなたが彼らに提供できること、あるいは彼らにしてあげられることの間にミスマッチがある場合は、彼らの期待を調整できるかどうかを話し合う絶好の機会です。

5. 一緒に行動計画を立てる

あなたと従業員が低パフォーマンスの問題と原因について話し合ったら、解決に向けた行動計画を一緒に練りましょう。問題を解決するための提案をし、従業員が目標を設定し、自分なりの提案をするよう促すことができます。

低パフォーマンスの原因に基づいて、再教育／リスキリングのような職務再設計の機会を探してもよいでしょう。問題が個人的なものであれば、それに対処するための休暇を提案することもできます。

計画には、いくつかの切り口を盛り込むべきです：

各当事者が責任を負う行動の概要。
業績向上を達成するための期限（深刻な問題が発生した場合の潜在的な影響も含みます）。
提供される支援とリソース（研修／指導／職務の調整／休暇。）

6. 定期的なチェックインとフォローアップの徹底

低パフォーマンスの状況を解決するには、1回以上の話し合いが必要になる可能性が高く、従業員に改善するための妥当な時間を与えなければなりません。毎日または毎週のミーティングを予定し、行動計画に対する従業員の進捗状況を確認し、さらなる成長を促します。従業員には、仕事に対する意欲がどのように向上しているか、何がまだ難しいかを説明する機会をたくさん与えましょう。

このようなチェックインによって、従業員は責任を持ち、あなたは業績目標を強調し、必要なトレーニングやサポートをフォローする機会を得ることができます。また、あなたが従業員の向上を心から望んでいることを示すことにもなります。

従業員の業績が許容レベルに達したら、その成功を称え、どうすればこの水準の仕事を維持できるかを話し合います。

7. 進歩を認める

低パフォーマンスの従業員に改善を求めながら、改善したときに感謝の意を示さない場合、従業員は疎外感を感じる可能性があります。従業員が前進し始めたら、気づいた変化について声を大にして伝えましょう。彼らの努力を褒め、彼らが達成したことや、それがもたらすポジティブな影響について具体的に言及します。

このような評価は、従業員に自分の能力に自信を持たせ、進歩のパターンにもっと励もうという気にさせるのに大いに役立ちます。同様に、従業員も自分の長所を評価されたと感じ、あなたが従業員の成功を望んでいること、そして従業員が成功できると信じていることを信頼するようになります。

8. パフォーマンス・コーチングの実践

日々のやりとりを通して仕事上で学ぶことは、パフォーマンスを向上させる優れた方法です。マイクロラーニング、マイクロメンタリング、パフォーマンス・コーチングなどの学習方法を通じて、日々の仕事の流れの中に学習を取り入れることは、2023年の人事トレンドの上位の一つです。

パフォーマンス・コーチングを理解しているマネジャーは、仕事の場面での因果的な対話から、適切な学習の機会を作り出すことができます。この実践的な指導は、従業員により良い仕事をするための新しい方法を指し示すことができます。

9. フィードバックの提供

パフォーマンスを向上させようと努力している従業員に対して、具体的かつ建設的なフィードバックを提供することは不可欠です。フィードバックは、従業員が自分の進歩を確認し、まだ発展が必要な分野を認識するのに役立ちます。理想的なのは、その従業員と交流のある人から集めた360度フィードバックを含めることです。これらの意見は、従業員のパフォーマンスが他の人にどのような影響を与えるかについての洞察を与えてくれます。

フィードバックを提供する際には、以下の原則を考慮してください：

従業員を圧倒しないように、1回につき1つか2つの問題に焦点を当てます。
批評は率直に、しかし肯定的に行います。
行った変更がチームの生産性にどのような違いをもたらしているかを指摘します。
従業員の自信を高めるために、その功績を称賛します。

10. 徹底的な文書の保存

どのような従業員の問題にも対処するのと同様に、低パフォーマンスの従業員に対処した手順を文書化する必要があります。状況の記録は、特にジレンマが解決されず、従業員がプロセスに異議を唱えた場合に、その過程で役立つリソースとなります。

問題の発生から最初の記録は必ず残し、その後の会議や会話で何が起こったかを総合的にメモしておくこと。さらに、更新が必要な場合は、正式な行動計画を修正します。

話し合いが終わるたびに、従業員に対し、その内容と予定されているアクションステップの概要をEメールで送信します。従業員からのEメールでの回答や提案も忘れずに保存しておくこと。また、従業員の進捗状況を書面で記録する必要があります。

11. 業績が改善しない場合は決断を下す

サボっている社員が一人でもいると、チームの士気や職場環境に直接影響します。低パフォーマンスをそのまま放置しておくと、他の勤勉なチームメンバーが憤慨し、落胆してしまいます。

行動計画に相応の時間を費やしても、従業員の職務遂行能力に進歩の兆しが見られない場合は、他の選択肢を検討する必要があります。最も一般的な解決策は、配置転換と解雇の2つです。

配置転換 - その従業員は、組織内で異なる責任を持つ別の職務の方が適している可能性があります。現在の技術的知識や対人スキルの範囲内で要求される別の職務は、従業員が充実感を得るために必要なものである可能性があります。

解雇 - 他のすべての選択肢を使い果たした場合、従業員を解雇するという最後の手段に出なければならないかもしれません。これは理想的ではありませんが、関係者全員にとって実行可能な最善の解決策かもしれません。解雇プロセスは決して楽しいものではなく、複雑になる可能性があるため、すべての人事手続きと解雇規定に慎重に従わなければなりません。